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Comment la RPA rĂ©volutionne l’automatisation des processus d’entreprise

Comment la RPA rĂ©volutionne l’automatisation des processus d’entreprise

L’automatisation dans les entreprises, quel que soit le domaine, gagne chaque jour du terrain. L’un de ces nouveaux concepts est celui de la Robotic Process Automation (RPA). C’est l’automatisation des processus robotisĂ©s, qui, si l’on veut en donner une courte dĂ©finition serait :  libĂ©rer les travailleurs des tâches rĂ©pĂ©titives, afin qu’ils puissent se concentrer sur d’autres tâches oĂą ils apportent plus de valeur.

Mais quels types de tâches peuvent être automatisés ? En quoi la RPA diffère-t-elle des autres technologies ? Quels sont les avantages ? Dans cet article, nous dissipons tous vos doutes.

Qu’est-ce que la Robotic Process Automation (RPA) ?

La RPA permet aux entreprises d’automatiser les tâches de la mĂŞme manière qu’un ĂŞtre humain le ferait. L’objectif est que les robots interagissent avec la technologie (soit une application interne, un site web, un portail utilisateur…), afin de libĂ©rer les employĂ©s de tâches rĂ©pĂ©titives et fastidieuses.

Dans d’autres articles, nous avons parlĂ© de l’automatisation. C’est pourquoi, dans notre tĂŞte, lorsque nous parlons de robots, nous pensons gĂ©nĂ©ralement Ă  des machines complexes qui aident dans les processus industriels. Cependant, lorsque nous parlons d’automatisation de processus robotisĂ©s, nous devons penser Ă  des logiciels qui fonctionnent sur un ordinateur en suivant des règles prĂ©dĂ©finies.

 

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Efficacité des processus internes. Source : Unsplash

En quoi la RPA diffère-t-elle des autres outils d’automatisation ?

Contrairement Ă  d’autres outils d’automatisation, la RPA par dĂ©finition permet aux entreprises d’automatiser beaucoup plus facilement, Ă  moindre coĂ»t et en moins de temps. L’automatisation des processus tire parti de l’infrastructure de l’entreprise sans interruption, de sorte que les employĂ©s peuvent continuer Ă  utiliser les systèmes sur lesquels le robot travaille sans problème.

Comment fonctionne la Robotic Process Automation ?

Comme nous l’avons dĂ©jĂ  mentionnĂ©, l’automatisation des processus robotiques imite le comportement humain. C’est pourquoi ils peuvent effectuer des tâches rĂ©pĂ©titives telles que :

  • Se connecter Ă  une application
  • Lire et Ă©crire dans les bases de donnĂ©es
  • Se connecter aux API
  • Extraire des donnĂ©es structurĂ©es de diffĂ©rents fichiers : documents, pdf, formulaires…
  • Ouvrir les e-mails et les pièces jointes
  • DĂ©placer des fichiers et des dossiers

Quels sont les avantages de la RPA ?

L’automatisation des processus robotisĂ©s prĂ©sente de grands avantages pour les entreprises qui l’intègrent dans leur stratĂ©gie de transformation digitale.

L’une des plus frappantes est l’Ă©conomie, car les coĂ»ts sont considĂ©rablement rĂ©duits grâce Ă  l’automatisation d’un grand volume de travail, ce qui permet d’Ă©conomiser du temps et des ressources. De plus, aucune compĂ©tence en programmation n’est requise pour mettre en place un bot. Ce type de logiciel est conçu pour que chacun puisse le configurer et enregistrer les Ă©tapes nĂ©cessaires Ă  l’automatisation d’un processus.

Une fois configurĂ©s, les processus fonctionnent sans erreur. Toutefois, si une erreur se produit en raison d’une configuration dĂ©fectueuse, elle peut ĂŞtre vue en temps rĂ©el afin d’ĂŞtre rĂ©solue le plus rapidement possible.

Loin de ce que l’on pourrait croire, la RPA peut ĂŞtre appliquĂ©e Ă  des entreprises de toute taille et de toute envergure ; elle n’est pas rĂ©servĂ©e aux grandes entreprises. Il peut ĂŞtre coĂ»teux de s’installer dans une PME au dĂ©part, mais l’investissement sera sans doute rĂ©cupĂ©rĂ© et permettra aux travailleurs de se consacrer Ă  des tâches pour lesquelles ils sont indispensables.

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Quels sont les processus pertinents pour la Robotic Process Automation ?

Tout processus qui suit des règles fixes et rĂ©pĂ©titives et qui comporte un volume Ă©levĂ© de rĂ©pĂ©titions peut ĂŞtre automatisĂ©. Mais vous le verrez sĂ»rement plus clairement avec quelques exemples concrets. En ce qui concerne l’administration ou les ressources humaines, des tâches telles que la facturation, la paie, les rapports de qualitĂ© ou la gestion des commandes pourraient ĂŞtre automatisĂ©es.

Quelles sont les difficultés de la RPA ?

Comme toujours, on peut aussi trouver quelques points nĂ©gatifs dans l’automatisation des processus.

La RPA peut représenter un danger pour de nombreux emplois qui sont axés sur des tâches administratives répétitives. Il sera donc nécessaire de redéfinir les emplois où le facteur humain est essentiel.

Un autre aspect pertinent est la complexitĂ© des processus Ă  couvrir par la RPA. Bien qu’elles soient en principe conçues pour ĂŞtre mises en place sans qu’il soit nĂ©cessaire d’avoir des connaissances techniques, leur mise en Ĺ“uvre peut parfois prendre plus de temps que prĂ©vu. En outre, de petites modifications, comme un nouveau champ dans un formulaire, rendent nĂ©cessaire la reconfiguration du bot.

 

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Quelles sont les entreprises qui utilisent la RPA ?

L’automatisation des processus a des applications dans de nombreuses industries. Cependant, les entreprises des secteurs de la finance, de l’assurance ou du voyage sont parmi les plus grands bĂ©nĂ©ficiaires de sa mise en Ĺ“uvre.

La compagnie d’assurance de Zurich, avec son partenaire technologique Capgemini, a mis en place une solution de RPA pour libĂ©rer ses agents d’assurance des tâches administratives. Cela permet aux courtiers d’assurance de se concentrer sur les polices plus complexes qui nĂ©cessitent leur intervention, alors que les polices standard sont gĂ©rĂ©es par des robots.

Le gestionnaire de fonds communs de placement du groupe Vanguard a dĂ©veloppĂ© un nouveau produit hybride, le Personal Advisor Services (PAS). Il s’agit d’un logiciel personnalisĂ© qui fournit aux clients des conseils d’investissement sur mesure. Ce qui est nouveau, c’est qu’il s’agit d’un modèle hybride, car le robot tient compte de la planification des portefeuilles d’investissement basĂ©e sur des algorithmes, mais interagit avec les conseils de gestionnaires experts.

Dans le secteur du voyage, American Express Global Business Travel a mis en place le système RPA pour automatiser l’annulation des billets d’avion et gĂ©rer les remboursements des clients. En outre, elle envisage Ă©galement des recommandations de re-rĂ©servation automatique en cas d’Ă©vĂ©nements imprĂ©vus tels que la fermeture temporaire d’un aĂ©roport.

 

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Comprendre le processus avant la mise en Ĺ“uvre de la RPA

Avant de commencer l’automatisation, vous devez vous assurer que vous connaissez parfaitement le processus. Avoir une vague idĂ©e de ce que le bot doit faire peut conduire Ă  des erreurs de mise en Ĺ“uvre. Évaluez, documentez, validez et testez les processus pour confirmer que les rĂ©sultats de l’automatisation correspondent Ă  vos attentes.

Avoir des attentes réalistes

Des Ă©conomies rapides sont possibles grâce Ă  l’automatisation des processus robotisĂ©s, mais ce n’est pas non plus un miracle. Vous devez savoir Ă  quoi vous attendre de ce type de robots et s’ils sont bien adaptĂ©s aux processus que vous souhaitez automatiser afin d’Ă©valuer s’il s’agit du bon outil.

Impliquer le département informatique dès le début

Bien qu’aucune connaissance technique ne soit requise pour configurer les robots, nĂ©gliger la vision du dĂ©partement technologique dans leur mise en Ĺ“uvre peut entraĂ®ner des erreurs ou des problèmes s’ils coexistent avec d’autres outils.

N’oubliez pas l’impact sur le reste des processus

Une bonne planification est essentielle. Avant de mettre en Ĺ“uvre la RPA, assurez-vous que le processus que vous automatisez n’interfère pas avec d’autres flux de travail. Avant de commencer la mise en Ĺ“uvre, il est nĂ©cessaire d’impliquer les chefs des diffĂ©rents services afin d’assurer le succès des outils de la RPA.

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